Privacyverklaring

Inleiding

Bij Chinese Quanfa Belgium VZW respecteren wij uw privacy. In deze verklaring leggen wij in begrijpelijke taal uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dit doen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u hebt — conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR/AVG) van de Europese Unie.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is:

2. Welke gegevens verwerken wij?

Bij een lidmaatschap-aanvraag

• Voor- en achternaam
• Geboortedatum en leeftijd
• Volledig adres (straat, huisnummer, postcode, plaats)
• Nationaliteit
• Rijksregisternummer (verplicht door de sportverzekering)
• E-mailadres(sen) en telefoonnummer
• Medisch attest (fysieke ondertekening, niet digitaal opgeslagen)
• Betalingsgegevens (lidgeld, datum, referte)

Bij een proefles-aanvraag

• Voor- en achternaam
• E-mailadres en telefoonnummer
• Geboortedatum (bij jeugdleden)

Tijdens uw lidmaatschap

• Aanwezigheidsregistratie bij trainingen, stages en wedstrijden
• Behaalde graduaties (banden) en deelname aan examens
• Foto's en video's van trainingen of stages (voor zover u daar uitdrukkelijke toestemming voor hebt gegeven)

3. Waarom verwerken wij deze gegevens?

• Ledenadministratie — om u te kunnen inschrijven, lidgeld te innen en uw lidmaatschap te beheren.
• Sportverzekering — om u correct te kunnen verzekeren bij ongevallen tijdens trainingen of competities. Dit vereist o.a. uw rijksregisternummer.
• Communicatie — om u op de hoogte te houden van trainingsschema's, stages, wedstrijden en clubactiviteiten.
• Veiligheid — via het medisch attest verzekeren wij ons ervan dat u in goede gezondheid bent om kungfu te beoefenen.
• Boekhouding — om te voldoen aan onze wettelijke boekhoudkundige verplichtingen.

4. Wat is de wettelijke basis?

Wij verwerken uw gegevens op basis van:

• Uitvoering van een overeenkomst — uw lidmaatschap-overeenkomst met de school.
• Wettelijke verplichting — o.a. boekhoudkundige bewaarplicht en sportverzekering.
• Toestemming — voor publicatie van foto's, e-mail nieuwsbrieven en gebruik van uw gegevens voor doeleinden buiten het strikte ledenbeheer.
• Gerechtvaardigd belang — voor de werking van de vereniging (bv. organisatie van clubactiviteiten).

5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig:

• Tijdens uw lidmaatschap — alle gegevens nodig voor administratie, verzekering en communicatie.
• Na beëindiging van uw lidmaatschap — tot 7 jaar, conform de wettelijke boekhoudkundige bewaarplicht in België.
• Proefles-aanvragen die niet leiden tot lidmaatschap — maximum 1 jaar.
• Foto's en video's — zolang ze relevant zijn voor de promotie van de school. U kunt op elk moment vragen om deze te verwijderen.

6. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij verkopen uw gegevens nooit en gebruiken ze niet voor commerciële marketing-doeleinden. Wij delen uw gegevens enkel met:

• Onze sportverzekeraar — voor de verplichte ongevallenverzekering.
• Onze boekhouder — voor het opstellen van de jaarrekening en btw-aangiftes.
• Bevoegde overheidsinstanties — indien hiertoe wettelijk verplicht.
• Onze technische leveranciers — voor het hosten en onderhouden van deze website (Combell, België) en voor het verzenden van e-mails (ProtonMail, Zwitserland).

Met al deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten of dienen zij contractueel onze gegevens te beschermen volgens de GDPR.

7. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang:

• Versleutelde verbindingen (HTTPS/SSL) op de website;
• Wachtwoorden worden veilig gehasht (bcrypt);
• Beperkte toegang tot persoonsgegevens (alleen bestuursleden en instructeurs die ze nodig hebben);
• Beveiligde mailserver (ProtonMail met end-to-end versleuteling waar mogelijk);
• Regelmatige back-ups op beveiligde servers binnen de Europese Economische Ruimte.

8. Welke rechten hebt u?

Onder de GDPR hebt u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage — u kunt vragen welke gegevens wij over u hebben.
• Recht op rectificatie — u kunt foutieve gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering ("recht om vergeten te worden") — u kunt vragen om uw gegevens te wissen, voor zover dit niet conflicteert met onze wettelijke bewaarverplichtingen.
• Recht op beperking — u kunt vragen om de verwerking van uw gegevens tijdelijk stop te zetten.
• Recht op overdraagbaarheid — u kunt een kopie van uw gegevens opvragen in een gangbaar formaat.
• Recht op bezwaar — u kunt zich verzetten tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Recht om toestemming in te trekken — voor verwerkingen waarvoor u toestemming hebt gegeven (bv. publicatie foto's).

Om een van deze rechten uit te oefenen, stuur een e-mail naar info@kungfugent.be. Wij beantwoorden uw vraag binnen 30 dagen.

9. Klachten?

Als u meent dat wij uw gegevens niet correct verwerken, neem dan in eerste instantie contact met ons op via info@kungfugent.be. Wij doen er alles aan om uw klacht naar tevredenheid op te lossen.

U hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit:

10. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen om wijzigingen in onze diensten of de wetgeving weer te geven. De meest recente versie vindt u steeds op deze pagina. Belangrijke wijzigingen worden via e-mail gecommuniceerd aan onze actieve leden.